Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung ab 01.01.2025

(Stand: 25.04.2024)

Im Rahmen der ViDA-Initiative plant die EU-Kommission die Einführung eines elektronischen Meldesystems, das u. a. die bisherige Zusammenfassende Meldung (ZM) ersetzen soll. Nach momentanem Zeitplan sollen die Änderungen 2028 in Kraft treten.

In Vorbereitung auf diese Umstellung wurde im Rahmen des verabschiedeten Wachstumschancengesetzes nun die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung beschlossen. Unterschieden wird ab dem 01.01.2025 zwischen elektronischen Rechnungen (eRechnungen) und sonstigen Rechnungen.

Eine elektronische Rechnung ist demnach eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Diese Formatanforderungen erfüllen aktuell die XRechnung sowie das ZUGFeRD-Format (Kombination aus PDF-Dokument und XMLDatei).

Unter den Begriff der sonstigen Rechnung fallen Papierrechnungen, aber auch Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format übermittelt werden. Auch eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung gilt demnach ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung.

Die Verpflichtung, eine elektronische Rechnung auszustellen, betrifft ausschließlich Leistungen zwischen Unternehmern (B2B). Zudem müssen leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland ansässig sein.

Ein Rechnungsempfänger muss ab dem 01.01.2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen nach den neuen Vorgaben empfangen und verarbeiten zu können. Auch Unternehmer, die selbst nur steuerfreie Leistungen erbringen, müssen künftig in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Dasselbe gilt auch für Betreiber von PV-Anlagen, unabhängig davon, ob sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen oder nicht.

Für das Versenden hingegen wird es Übergangsvorschriften geben. Bis Ende 2026 dürfen für in den Jahren 2025 und 2026 ausgeführte B2B-Umsätze weiter sonstige Rechnungen übermittelt werden. Bis Ende 2027 dürfen für im Jahr 2027 ausgeführte B2B-Umsätze weiter sonstige Rechnungen übermittelt werden, wenn der Rechnungsaussteller einen Vorjahresumsatz von max. 800.000 Euro hatte. Ab 2028 sind die neuen Anforderungen an die eRechnungen und ihre Übermittlung dann zwingend einzuhalten.

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) möchte die Unternehmen mit einem kostenlosen Angebot zur Erstellung und zur Visualisierung elektronischer Rechnungen unterstützen. Eine solche Lösung wird aktuell geprüft und soll allen Unternehmen vor dem 01.01.2025 zur Verfügung gestellt werden.