Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Unternehmen?

(Stand: 08.02.2024)

Wer selbständig ist oder ein Unternehmen führt, kennt das: Im Lauf eines  Wirtschaftsjahres sammelt sich so einiges an Dokumenten an – vor ein paar Jahren hauptsächlich noch in Papierform, inzwischen oft schon digital. Um das Ganze möglichst überschaubar zu halten, wollen viele Unternehmer nicht mehr relevante Unterlagen möglichst schnell aussortieren. Aber Vorsicht: Für die Buchführung gelten sogenannte Aufbewahrungspflichten mit entsprechenden Fristen.

Diese Aufbewahrungsfristen gelten sowohl im Steuerrecht (§ 147 AO) als auch im Handelsrecht (§ 257 HGB). Aus handelsrechtlicher Sicht müssen nur Kaufleute gemäß § 1, § 2, § 3 und § 6 HGB Unterlagen aufbewahren. Dazu zählen Eröffnungsbilanzen, Inventare, Handelsbücher, Lageberichte, Handelsbriefe und vieles mehr. Im Steuerrecht dagegen müssen alle für die Besteuerung notwendigen Unterlagen aufbewahrt werden. Das betrifft nicht nur Kaufleute, sondern alle Buchführungspflichtigen.

Hinweis: Bis auf die Eröffnungsbilanz und die Jahresabschlüsse dürfen sämtliche Unterlagen auch ausschließlich digital aufbewahrt werden. 

Die Aufbewahrungsfrist beginnt in beiden Fällen mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Wirtschaftsjahr endet. Handelsrechtlich endet sie exakt nach Ablauf der jeweiligen Frist. Im Steuerrecht wiederum muss die Ablaufhemmung gemäß § 147 Abs. 3 S. 5 AO berücksichtigt werden. Das bedeutet, dass die Frist der Aufbewahrung so lange bestehen bleibt, bis die Festsetzungsfrist der betroffenen Steuern abgelaufen ist.