Firmenhandys – Wie Sie Ihre Mitarbeiter steuerlich begünstigen können!

(Stand: 09.01.2024)

Der Arbeitsmarkt ist in Bewegung: In vielen Branchen werden händeringend Fachkräfte gesucht, Stellen bleiben unbesetzt, immer mehr Unternehmen konkurrieren um immer weniger geeignete Bewerber. Um als Arbeitgeber für (potenzielle) Mitarbeiter attraktiv zu sein und zu bleiben, setzen vor allem kleine und mittelständische Unternehmen bei der Suche nach Auszubildenden oder als Benefit für ihre Belegschaft auf zusätzliche Anreize. Ganz vorne mit dabei sind die sogenannte Firmenhandys. Da die Geräte oft auch privat genutzt werden, gibt es hier einiges zu beachten.

Grundsätzlich muss bei derartigen Wirtschaftsgütern zwischen einer Nutzungsüberlassung und einer Übereignung unterschieden werden. Danach richten sich die steuerlichen Konsequenzen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

Nutzungsüberlassung eines Firmenhandys

Eine Nutzungsüberlassung liegt dann vor, wenn das Wirtschaftsgut weiter beim Arbeitgeber bilanziert wird und er auch Eigentümer bleibt. Er kann die laufenden Kosten als Betriebsausgaben absetzen bzw. Abschreibungen auf das Anlagevermögen selbst vornehmen. Der Arbeitnehmer dagegen ist lediglich der Besitzer.

Überlässt ein Unternehmen seinen Mitarbeitenden die Firmenhandys auch für den privaten Gebrauch, so wird das generell als geldwerter Vorteil betrachtet. Gem. § 3 Nr. 45 EStG ist eine solche Nutzungsüberlassung einkommensteuerrechtlich als steuerfrei zu werten. Darunter fällt allerdings nicht nur die Privatnutzung eines Firmenhandys, sondern u.a. auch:

die private Nutzung des Telefons am Arbeitsplatz
die private Nutzung des betrieblichen PCs, Notebooks oder Laptops
die private Nutzung eines betrieblichen Tablets

Übereignung eines Firmenhandys

Neben der reinen Nutzungsüberlassung kann ein Firmenhandy aber auch direkt an den Arbeitnehmer übereignet werden. Das Wirtschaftsgut befindet sich dann nicht mehr im Betriebsvermögen des Arbeitgebers. An seiner Stelle wird der Mitarbeitende nicht nur Besitzer, sondern auch Eigentümer der Sache.

In diesem Fall gilt jedoch die Steuerbefreiung des § 3 Nr. 45 EstG nicht mehr: Der Arbeitnehmer muss eine solche Übereignung, sofern sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erfolgt, prinzipiell als Arbeitslohn versteuern. Es sei denn, der Arbeitgeber ist bereit, eine Pauschalversteuerung von 25% gem. § 40 Abs. 2 Nr. 5 EStG zu übernehmen.

Hinweis: Es gibt eine weitere Möglichkeit, dem Arbeitnehmer diesbezüglich entgegenzukommen. Nämlich, wenn der Arbeitgeber bereit ist, einen Zuschuss zu privaten Mobilfunkverträgen zu zahlen. Diese finanzielle Beteiligung in Form eines Auslagenersatzes ist gem. § 3 Nr. 50 EStG ebenfalls steuerfrei, aber nur soweit sie betrieblich veranlasste Aufwendungen betrifft.