Anforderungen an ein elektronisch geführtes Fahrtenbuch

(Stand: 15.11.2015)

Excel-Tabelle nicht als Fahrtenbuch geeignet

Mit Urteil vom 18.06.2015 (10 K 33/15, rechtskräftig) hat das Finanzgericht Köln ein Fahrtenbuch als nicht ordnungsgemäß verworfen, bei dem die Fahrten mittels Diktiergerät während der Fahrt auf Kassetten aufgenommen und diese regelmäßig in Excel-Tabellen übertragen wurden.

Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit eines Fahrtenbuchs

Ein Fahrtenbuch muss so geführt werden, dass es eine hinreichende Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Aufzeichnungen bietet und mit vertretbarem Aufwand auf deren materielle Richtigkeit hin überprüft werden kann. Dazu gehört auch, dass das Fahrtenbuch zeitnah und in geschlossener Form geführt worden ist. Eine mithilfe eines Computerprogramms erzeugte Datei genügt diesen Anforderungen nur dann, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen sind oder zumindest in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert und offengelegt werden.

Erfordernis der Erkennbarkeit und Unabänderlichkeit auch nachträglicher Aufzeichnungen

Wird also ein elektronisches Fahrtenbuch geführt, muss sichergestellt sein, dass die Aufzeichnungen entweder nachträglich nicht mehr verändert werden können oder dass nachträgliche Änderungen fest in derselben Datei protokolliert sind.