Rückstellung für Aufbewahrung Geschäftsunterlagen (Stand: 06.06.2011)

Jeder Unternehmer muss Geschäftsunterlagen, zehn oder sechs Jahre lang, aufbewahren. Für die Kosten der Aufbewahrung ist eine gewinnmindernde Rückstellung zu bilden. Der Bundesfinanzhof hat in einem neuen Urteil ihre Berechnung aufgeführt:

• Für die Höhe der Rückstellung entscheidet u. a. die Dauer der Aufbewahrungspflicht,
• Für die am Bilanzstichtag vorhandenen Unterlagen verbleiben unterschiedlich lange Aufbewahrungsfristen. Der Ansatz einer durchschnittlichen Restaufbewahrungsdauer von 5,5 Jahren ist nicht zu beanstanden; zum jeweiligen Bilanzstichtag müssen Unterlagen zwischen ein und zehn Jahren aufbewahrt werden, im Schnitt also ([10 + 1] : 2 =) 5,5 Jahre.
• Eine mögliche Verlängerung der Aufbewahrungspflicht, z. B. aufgrund eines Einspruchs, kann nur dann berücksichtigt werden, wenn diese bereits am Bilanzstichtag absehbar ist,
• Hebt der Unternehmer Unterlagen länger auf als die gesetzliche Frist, entstehen weitere Kosten nicht aus gesetzlicher Verpflichtung, sodass eine Rückstellung außer Betracht bleibt.

(Stand: 06.06.2011)